회사 규모가 커지면 차량, 노트북, 사무기기처럼 관리해야 할 고정자산도 자연히 늘어나기 마련입니다.
문제는 막상 고정자산관리대장을 만들려 해도 어떤 항목을 넣어야 할지, 우리 회사에 맞는 양식을 어떻게 구성해야 할지 판단이 쉽지 않다는 점입니다.
이 글에서는 고정자산 관리 시 정리에 필요한 항목과 관리 방법을 짚어보고, 나아가 실제 자산 현황을 점검해 유휴자산까지 가려내는 방법을 살펴봅니다.
고정자산관리대장에는 일반적으로 자산번호, 자산명, 취득일, 취득가액, 사용부서·사용자, 보관 위치, 현재 상태, 이동·처분 이력 등을 기록하는 것이 좋습니다.
민간기업이 따라야 할 법정 서식이나 필수항목이 별도로 정해져 있지는 않아, 회사가 보유한 자산의 종류와 관리 방식에 맞춰 자유롭게 항목을 구성할 수 있습니다.
특히 실제 사용자와 위치, 사용 상태까지 함께 기록해두면 대장과 실물을 대조하기가 한결 수월해지고, 오래 방치된 유휴자산을 파악하는 데에도 도움이 됩니다.
1. 고정자산관리대장이란 무엇인가요?
고정자산은 장기간 사업에 사용하는 자산으로, 유형자산과 무형자산을 모두 포함합니다.
이어서 차량, 기계장치, 기구비품처럼 실물 현황 관리가 필요한 유형자산을 중심으로 고정자산관리대장의 작성 및 관리 방법을 알아보겠습니다.
1) 고정자산관리대장은 무엇을 관리하는 장부인가요?
고정자산관리대장은 차량, 기계장치, 기구 비품 등 유형자산이 취득된 시점부터 보유, 이동, 처분에 이르기까지의 현황을 지속적으로 기록하고 관리하는 자료입니다.
다만 실제 관리 대상과 범위는 회사의 회계정책과 자산 인식기준에 따라 달라질 수 있습니다.
2) 어떤 자산을 관리대장에 등록하나요?
일반적으로 회사가 1년 이상 사용할 것으로 예상되는 자산, 즉 차량이나 기계장치, 기구비품 등이 고정자산관리대장의 등록 대상이 됩니다.
다만 실제 등록 범위는 회사의 회계정책과 내부 자산관리 기준에 따라 달라질 수 있으므로, 기존에 마련된 사내 기준을 먼저 확인해 관리대상 자산을 정하는 것이 좋습니다.
3) 고정자산 관리에 법으로 정해진 양식이 있나요?
민간기업이 공통으로 사용해야 하는 법정 표준 서식은 별도로 정해져 있지 않습니다. 따라서 회사가 보유한 자산의 종류와 관리 방식에 맞춰 필요한 항목을 자유롭게 구성해 관리대장을 작성하면 됩니다.
2. 고정자산관리대장에는 어떤 필수항목을 작성해야 하나요?
관리대장의 항목은 자산을 정확히 식별하고, 현재 사용 현황과 변동 이력까지 추적할 수 있도록 구성하는 것이 중요합니다.
이미 사용 중인 관리대장이 있다면 새 양식을 만들기보다, 자산 식별 정보와 사용 현황, 이동·처분 이력 등 실제 관리에 필요한 정보가 충분히 담겨 있는지부터 점검해보는 것이 좋습니다.
| 구분 | 주요 관리항목 |
|---|---|
| 자산 식별·취득 정보 | 자산번호, 자산명, 자산분류, 규격·모델, 취득일, 취득가액, 취득방법 |
| 사용 현황 | 사용부서, 사용자·관리책임자, 설치·보관 위치, 사용 여부, 현재 상태 |
| 변동 이력 | 부서 이동, 관리전환, 수리·교체, 매각·폐기·처분 여부 및 일자 |
1) 자산을 구분하려면 어떤 정보를 기록해야 하나요?
같은 종류의 자산이 여러 개라면 자산번호나 관리번호를 부여해 개별 자산을 구분하고, 자산명, 분류, 규격, 모델 등 기본 정보도 함께 기록합니다.
여기에 취득일, 취득가액, 취득방법처럼 자산을 취득할 당시의 정보까지 남겨두면 자산의 기본 이력을 언제든 확인할 수 있습니다.
2) 현재 사용 현황은 어떤 항목으로 관리해야 하나요?
사용부서, 사용자 또는 관리책임자, 설치 및 보관 위치를 기록하면 현재 누가 어디에서 해당 자산을 관리하거나 사용하고 있는지 파악할 수 있습니다.
사용 중, 수리 필요, 미사용 등 현재 상태까지 함께 기록해두면 자산실사 시 실물과 관리대장을 비교하기가 훨씬 수월해집니다. 부서 이동이나 담당자 변경처럼 변동이 생겼을 때는 그때그때 관리대장에도 반영해야 합니다.
3) 이동, 처분 등 변동사항은 어떻게 기록해야 하나요?
부서 이동, 관리전환, 수리, 교체, 매각, 폐기 등 자산에 주요 변동이 발생하면 그 내용과 일자를 기록합니다.
고정자산관리대장은 취득 당시 정보만 담아두는 자료가 아니라, 자산을 보유하는 동안 발생하는 변동 이력을 지속적으로 갱신해 나가는 자료라는 점을 기억할 필요가 있습니다.
3. 관리대장을 제대로 관리하지 않으면 어떤 문제가 생기나요?
고정자산관리대장은 실제 자산 현황에 맞춰 지속적으로 갱신해야만 정확한 관리가 가능합니다.
관리대장과 실제 자산 정보가 어긋나기 시작하면 현재 자산의 위치와 사용 현황을 파악하기 어려워지고, 자칫하면 유휴자산이나 중복 보유 자산도 놓치게 됩니다.
1) 관리대장과 실제 자산 현황이 달라지면 어떻게 되나요?
직원 이동이나 퇴사, 자산 이동·처분 등이 제때 반영되지 않으면 관리대장상 사용자, 위치, 보유 현황이 실제와 달라질 수 있습니다. 이렇게 되면 현재 보유한 자산의 수량과 위치, 사용 현황을 정확히 파악하기가 어려워집니다.
이를 막으려면 일정한 주기로 관리대장과 실제 자산을 대조하는 자산실사를 진행하는 것이 좋습니다.
2) 유휴자산은 무엇이고 왜 확인해야 하나요?
유휴자산이란 회사가 보유하고 있지만 현재 사용하지 않거나 활용도가 낮은 자산을 말합니다. 어느 정도의 미사용 또는 저활용 상태를 해당 자산으로 볼지는 자산의 특성과 운영 방식에 따라 회사별로 기준을 정할 수 있습니다.
이를 제때 파악하지 못하면 이미 쓰지 않는 자산을 계속 떠안고 있거나, 활용 가능한 자산이 있는데도 동일하거나 유사한 자산을 또 구매하게 되는 상황이 생기기도 합니다.
따라서 고정자산관리대장에서는 자산의 보유 여부뿐 아니라, 현재 실제로 사용되고 있는지까지 함께 확인할 수 있도록 관리하는 것이 중요합니다.
4. 유휴자산은 어떻게 관리하나요?
유휴자산을 관리하려면 관리대장의 보유 정보부터 실제 사용 여부와 활용 상태까지 함께 확인해야 합니다. 자산실사를 통해 미사용 또는 저활용 자산을 파악한 뒤, 자산의 특성에 따라 재배치, 공용 활용, 처분 등 적절한 관리 방법을 검토할 수 있습니다.
1) 자산실사로 자산을 어떻게 점검하나요?
자산실사는 관리대장과 실제 보유 자산을 대조해 사용자, 위치, 현재 상태가 일치하는지 확인하는 과정입니다. 이때 미사용 기간과 향후 사용 계획까지 함께 살펴보면 유휴자산을 가려내고, 다른 부서에서 활용할 수 있는지 혹은 처분이 필요한지 판단하는 데 도움이 됩니다.
2) 사용 빈도가 낮은 IT 장비는 어떻게 관리하나요?
퇴사나 부서 이동으로 사용자가 바뀌면 노트북, 모니터 등 지급 자산을 회수해 현재 상태와 보관 위치를 확인합니다.
다시 사용할 수 있는 장비라면 다른 직원이나 부서에 재배치하거나 공용 자산으로 돌릴 수 있고, 향후 사용 계획이 없거나 재사용이 어려운 장비라면 내부 자산처분 기준에 따라 매각이나 폐기를 검토합니다.
3) 사용 빈도가 낮은 업무용 차량은 어떻게 운영할까?
업무용 차량 역시 단순 보유대수만 볼 것이 아니라, 실제 이용 빈도와 운행량, 주 사용부서까지 함께 확인해야 합니다. 외근이나 영업처럼 지속적인 이동 수요가 있는 차량은 기존 방식대로 운영해도 무방하지만 특정 시기에만 수요가 몰리는 차량이라면 계속 보유할 필요가 있는지 점검해볼 필요가 있습니다.
이용량이 일정하지 않다면 기업용 카셰어링을 통해 필요한 시점에만 차량을 이용하는 방식으로 보유 비용과 관리 부담을 줄일 수 있습니다. 쏘카 엔터프라이즈는 9월 1일부터 요금제를 개편해, 주중·주말 상시 할인 혜택을 새롭게 적용했습니다. 이용 빈도가 낮은 업무용 차량이 많다면 기업용 카셰어링으로 변경하여 활용해 실질적인 비용 부담을 낮출 수 있습니다.
고정자산관리대장은 자산을 등록하는 데서 끝나는 자료가 아닙니다. 사용자, 위치, 상태, 이동, 처분 등 변동사항을 실제 현황에 맞게 지속적으로 갱신해야 비로소 제 역할을 합니다. 관리대장에 실제 사용 현황을 함께 기록하고 정기적으로 자산실사를 진행하면 유휴자산이나 중복 보유 자산을 정확히 파악할 수 있습니다.
이때 이용량이 일정하지 않은 업무용 차량을 발견한다면 상시 보유가 꼭 필요한지 점검해보고, 비정기적인 출장이나 외근에는 쏘카 엔터프라이즈 같은 기업용 카셰어링을 활용하는 방식도 함께 검토해 보시기 바랍니다.
