회사에서 총무 부서는 언제나 분주합니다. 사무실 전등이 나가도, 법인 차량 정비가 필요해도, 직원 복리후생을 챙기는 일까지 모두 총무팀의 몫입니다. 하지만 이렇게 다양한 총무 업무를 수행해도 눈에 보이는 성과로 드러나지 않아 어려움을 겪는 경우가 많습니다.
이럴 때 필요한 것이 바로 총무 KPI(핵심 성과 지표)입니다. KPI를 설정하면 막연했던 총무 역할을 데이터로 증명할 수 있고, 조직의 우선순위를 분명히 인식해 전략적으로 일할 수 있습니다.
오늘은 총무 KPI가 왜 필요한지, 성과를 명확하게 보여주기 위해 KPI를 어떻게 관리해야 하는지 살펴보겠습니다.
1. 총무 KPI가 필요한 이유
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많은 총무 담당자가 “우리 부서가 잘하고 있다는 걸 어떻게 보여줄까?”라는 고민을 합니다. 이럴 때 총무 KPI를 명확히 정의하는 것이 해답이 될 수 있습니다.
- 업무의 가치를 측정 가능한 성과로 전환: 눈에 잘 드러나지 않던 지원 업무를 데이터로 표현할 수 있어, 경영진에게 업무의 중요성을 명확히 전달할 수 있습니다.
- 우선순위와 핵심 과제 파악 가능: 총무 KPI를 통해 조직의 방향성과 목표를 정하고, 한정된 자원을 어디에 집중해야 할지 판단할 수 있습니다.
- 업무 조정 및 개선점 도출: KPI 수치를 지속적으로 추적하면서 문제를 조기에 발견하고 빠르게 개선할 수 있습니다.
즉, KPI 관리는 성과 평가나 보고용으로만 쓰이는 게 아니라, 총무 업무가 기업 성과에 어떻게 기여하는지를 보여주고, 업무의 우선순위를 정리하는 핵심 도구입니다.
2. 성과를 만드는 총무 KPI 핵심 영역
총무 KPI는 조직이 원활하게 운영될 수 있도록 총무팀이 얼마나 잘 관리하고 지원했는가를 중심으로 설정됩니다. 비용 관리부터 시설 운영, 거버넌스, 직원 경험까지 다양한 영역을 포함하는데요. 총무 KPI의 핵심 영역을 네 가지로 나누어 살펴보겠습니다.
1) 비용 및 자원 관리
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어느 기업이든 예산은 한정되어 있습니다. 총무팀은 제한된 자원으로 조직을 얼마나 효율적으로 운영할 수 있을지 고민하는 자리인데요. 예산 관리, 비용 절감, 소모품 및 운영비 효율화를 위해 여러 방면으로 고민합니다.
예를 들어 법인차량을 관리한다고 가정해 보겠습니다. 보험료, 세금, 정비비, 주차비 같은 고정비가 매달 발생하고, 여기에 주유비와 변동비 같은 비용이 더해지면 관리 부담이 커집니다. 이때 총무팀은 차량 1대당 평균 운영비를 KPI로 설정해 효율성을 점검하거나, 실제 이용률 대비 유지비가 과도하지 않은지를 분석할 수 있습니다. 나아가 차량을 직접 보유하는 대신 필요할 때만 사용하는 카셰어링 방식으로 전환해 불필요한 지출을 줄이고, 그 절감 효과를 수치로 입증할 수 있습니다.
이처럼 총무팀은 줄일 수 있는 비용을 찾아내고, 필요한 곳에 자원을 더 효율적으로 배분해야 합니다. 이러한 노력을 KPI 수치로 증명하는 것이 총무 업무의 핵심입니다.
🎯 주요 KPI 예시
- 예산 집행률 (%)
- 부서 운영 비용 절감률 (%)
- 차량 운행 비용 절감액
- 업무 지원 요청 대비 처리 비용
2) 시설 및 안전 관리
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사무실 에어컨이 고장 나거나 소방 점검이 미뤄지면 직원들은 즉시 불편을 느낍니다. 그만큼 사무 환경과 안전 관리는 직원 만족도와 생산성에 직접적인 영향을 미치기 때문에 KPI 관리가 특히 중요합니다. 총무팀은 문제를 예방하고, 얼마나 신속하게 대응했는지를 지표로 삼을 수 있습니다.
🎯 주요 KPI 예시
- 사고 발생 건수 및 사고율 (%)
- 직원 만족도 조사 중 ‘시설 쾌적성’ 항목 점수
- 예정 점검 횟수 대비 정기점검 이행률 (%)
- 고장 보고 시 평균 복구 소요 시간
3) 거버넌스
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총무팀은 회사의 규정과 자산, 계약을 관리하는 중심 부서이기도 합니다. 계약서가 제때 갱신되지 않거나 문서 관리가 미흡하면 불필요한 비용이 발생하거나 법적 리스크로 이어질 수 있습니다. 따라서 총무팀은 문서 관리의 정확도와 규정 준수율을 KPI로 설정해 리스크를 최소화해야 합니다. 또한 변화하는 환경에 맞춰 사내 규정과 정책을 업데이트하는 것도 중요한 과제 중 하나입니다.
🎯 주요 KPI 예시
- 계약 갱신·만료 관리율 (%)
- 문서 관리 정확도 (%)
- 자산 실사 정확도 (%)
- 내부 감사(규정 위반 등) 건수
- 법적 분쟁 발생 건수
4) 직원 경험
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총무 역할 중 또 다른 중요한 업무는 직원들이 편리하고 만족스러운 근무 환경을 누릴 수 있도록 지원하는 일입니다. 사소해 보이지만 복리후생 제도, 온보딩 지원, 사내 편의시설 관리 등으로 만족도를 좌우할 수 있습니다.
복지 프로그램 이용률 같은 수치 외에도, 업무 지원 만족도처럼 정성적 지표를 함께 측정하는 것이 좋은데요. 이를 통해 총무팀의 노력이 조직 문화와 직무 몰입도에 어떤 긍정적 영향을 미치는지 객관적으로 보여줄 수 있습니다.
🎯 주요 KPI 예시
- 직원 만족도 조사 중 ‘업무 지원 및 근무 환경’ 항목 점수
- 사내 복리후생 이용률 (%)
- 업무 지원 요청 처리율 또는 거부율
- 업무 요청 평균 처리 시간
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3. KPI 관리 시 유의점
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앞서 총무 업무와 총무 역할에 따른 4가지 주요 핵심 KPI를 확인했습니다. 하지만 KPI는 단순히 지표를 세우는 것보다 어떻게 관리하느냐가 훨씬 중요합니다. 효과적인 KPI 관리를 위해 다음 3가지 원칙을 꼭 점검해 보시길 바랍니다.
1) 구체적이고 수치화된 목표
막연히 ‘비용 절감’보다는 ‘3분기 내 차량 운영비 10% 절감’처럼 수치로 표현할 수 있는 목표를 설정해야 합니다. 이렇게 해야 성과를 객관적으로 평가할 수 있고, 구성원들이 무엇을, 어느 수준까지 달성해야 하는지 명확하게 파악할 수 있습니다.
2) 현실적인 목표 단계 설정
목표는 현실적이어야 합니다. 처음부터 지나치게 높은 수치를 설정하면 오히려 부담이 되고 동기부여가 떨어질 수 있습니다. 따라서 달성 가능한 단계를 나누어 점진적으로 목표를 높여가는 것이 좋습니다.
3) 부서 간 협업 KPI 반영
총무 KPI는 재무, 인사, IT 등 다양한 부서와 연결되어 있습니다. 협업 KPI를 함께 설정하면 각 부서의 업무가 자연스럽게 연계되고, 조직 전체의 효율성을 높일 수 있습니다.
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오늘은 총무 KPI가 필요한 이유와 총무 업무와 연결되는 핵심 영역 4가지, 그리고 KPI 관리 시 유의할 점을 확인했습니다.
총무 KPI는 단순히 평가를 위한 지표가 아닙니다. 기업 운영의 기반을 책임지는 총무 역할을 제대로 수행할 수 있도록 방향성을 제시하는 일이자, 조직이 효율적으로 운영될 수 있도록 지원하는 방법입니다. 명확한 KPI 지표로 총무팀의 성과를 증명하고, 핵심 과제에 집중해 조직 전체의 업무 효율성을 높여보시길 바랍니다.
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