회사의 살림을 도맡아 하는 인사 총무 업무 담당자들의 하루는 항상 분주합니다. 임직원들이 업무에 몰입할 수 있는 환경을 만드는 것부터 회사의 주요한 자산을 관리하고, 비용을 집행하는 일까지 챙겨야 할 것이 한두 가지가 아니기 때문입니다. 특히 요즘처럼 경기가 불확실할 때는 비용 효율화가 기업의 생존 문제와 직결되면서, 자산과 비용을 책임지는 실무자의 부담이 한층 커졌습니다.
회사의 재무 건강은 챙기면서 담당자의 업무 부담은 줄이는 방법, 어디 없을까요? 그 시작은 우리 회사의 자산 현황과 비용 항목을 정확히 아는 것에서부터 출발합니다.
오늘은 실무자가 꼭 알아야 할 고정자산 관리 방법부터 고정비 변동비의 차이, 마지막으로 이를 개선하는 구체적인 전략 3가지를 정리해 보겠습니다.
1. 고정자산부터 고정비 변동비 차이
비용을 줄이려면 먼저 우리가 무엇을 가지고 있고, 돈이 어떻게 나가는지 확인해야 하는데요. 우선 용어부터 확실히 이해해 봅시다.
1) 고정자산이란?
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쉽게 말해 기업이 판매하려고 산 게 아니라 1년 이상 오래 두고 쓰려고 보유한 자산을 고정자산이라고 합니다. 눈에 보이는 책상, 노트북, 회사 차, 건물 같은 ‘유형자산’도 있고, 특허권이나 소프트웨어 같은 ‘무형자산’도 고정자산에 속합니다.
이런 고정자산은 시간이 지날수록 가치가 떨어지기 때문에 회계상 감가상각 처리를 해야 합니다. 그래서 인사 총무 업무를 할 때는 자산을 처음 등록한 후부터 주기적으로 확인해야 하며 수명이 다해 폐기할 때까지 꼼꼼하게 챙겨야 합니다. 고정자산이 어디에 있는지 파악되지 않은 채 방치되면, 결국 동일 자산을 중복 구매하게 되어 불필요한 예산 낭비로 이어질 수 있습니다.
2) 고정비 변동비 차이
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비용 구조를 볼 때는 고정비 변동비의 차이를 이해해야 합니다.
먼저 고정비는 사업 운영과 관계없이 항상 지출되는 비용입니다. 매출이 0원이든 100억이든 똑같이 나가는 비용인데요. 사무실 월세, 직원 급여, 보험료, 법인차 리스비 같은 것들이 고정비 항목입니다. 예측은 되지만 줄이기가 어려운 편입니다.
반면 변동비는 많이 쓰면 많이 나오고 적게 쓰면 적게 나오는 돈으로, 원재료비, 전기세, 수도세 같은 항목이 포함됩니다.
기업 입장에서는 고정비 변동비 중에서 고정비 항목 비중이 클수록 부담스럽습니다. 매출이 줄어도 고정비는 그대로 나가기 때문입니다. 똑똑하게 비용을 관리하려면 고정비를 줄이고, 상황에 따라 조절할 수 있는 변동비로 바꿔야 합니다.
2. 인사 총무팀이 관리해야 할 주요 고정비 항목
그렇다면 어떤 비용을 중점적으로 봐야 할까요? 관리가 느슨해지면 효율이 떨어지는 주요 고정비 항목 4가지를 꼽아봤습니다.
1) 사무실 임대 및 관리비
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사무실과 관련된 비용은 가장 큰 고정비 항목입니다. 월세 외에도 냉난방비, 청소비, 보안비 등 관리비도 주요 요소인데요. 계약서를 다시 확인해 관리비 내역을 꼼꼼히 점검하고, 낭비되는 에너지는 없는지 체크해보세요.
2) 인건비 및 복리후생비
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급여나 퇴직금과 같은 인건비는 기업 운영에 필수적인 대표 고정비입니다. 반면 식대나 경조사비 같은 복리후생비는 직원 복지를 위해 사용되는 비용으로, 일정 범위 내에서 조절이 가능한 항목에 해당합니다.
인건비 예산을 수립할 때는 고정 예산과 가변 예산을 구분해, 필요 시 지출 규모를 조정할 수 있도록 관리하는 것이 필요한데요. 월별 또는 분기별로 예산 대비 집행 현황을 점검하면 불필요한 비용 증가를 미리 차단할 수 있습니다.
3) 비품 및 자산 유지비
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노트북이나 OA장비, 가구는 필요할 때마다 구매하게 되는 자산입니다. 이때 1년 이상 쓰는 고가의 고정자산과 금방 쓰고 버리는 소모품을 잘 구분해야 합니다. 부서별로 동일한 물건을 중복 구매하거나, 퇴사자가 반납한 노트북과 장비가 창고에서 방치된다면 줄일 수 있었던 비용이 그대로 새어나가는 셈입니다. 정기적으로 고정자산 등록과 점검을 통해 현황을 투명하게 관리해야 합니다.
4) 차량 유지비
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법인차는 생각보다 비용 부담이 큰 대표 고정비 항목입니다. 차량 가격이나 리스료는 기본이고 보험료, 세금, 유류비, 주차비, 수리비 등 차 한 대를 운영하는 데 드는 숨은 비용도 상당한 편입니다. 차량별로 유지비 내역을 정리해 월별 지출을 예측하고, 정기 점검으로 불필요한 수리비를 줄여야 합니다.
이처럼 차는 계약하는 순간부터 큰 고정비가 발생하기 때문에 가동률이 떨어진다면 운영 방식을 꼭 재검토해야 합니다. 이때 기업 전용 카셰어링 서비스를 이용하면 고정비를 줄이고, 관리 부담도 최소화할 수 있습니다.
3. 바로 실천할 수 있는 자산 및 비용 관리 전략
거창한 시스템 없이 기본만 지켜도 비용을 줄일 수 있는 3가지 방법을 소개해 보겠습니다.
1) 자산 현황 파악
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가장 먼저 우리 회사에 어떤 고정자산이 있는지 리스트로 정리해 보세요. 노트북, OA장비, 가구, 차량 등의 자산을 이름, 구입일, 사용 부서, 상태 등을 기입하여 기록합니다.
그리고 정기적으로 1년에 한두 번은 꼭 실사를 진행합니다. 장부에는 있는데 실제로는 없는 물건, 고장 나서 방치된 물건만 발견해도 관리 비용을 훨씬 줄일 수 있습니다.
2) 자산 관리 규정 정비
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현황 파악이 끝났다면 이제 회사 자산 관리 규정을 다듬을 차례입니다. 의외로 많은 회사들이 자산 관리 규정이 모호해서 관리에 어려움을 겪는 경우가 많습니다.
이때 회사 자산 관리 규정에는 구매는 어떻게 승인받는지, 고장 나면 누가 책임지는지, 반납과 폐기 절차는 어떤지 구체적으로 담아야 합니다. ‘50만 원 이상은 팀장 전결’, ‘퇴사 시 반납 절차’처럼 명확한 규정이 있어야 임직원은 책임감 있게 물건을 사용하고, 인사 총무 업무 담당자도 불필요한 감정 소모 없이 일할 수 있습니다.
특히 누가 언제 어떤 자산을 어떻게 사용했는가를 명확하게 알 수 있어 분실이나 중복 구매 등 불필요한 낭비를 예방할 수 있습니다.
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3) 고정비를 변동비로 바꾸기
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진정한 비용 절감을 위해서는 고정비 변동비 구조를 전환하는 전략이 필요합니다. 쉽게 말하자면 소유하지 않고 공유 모델을 이용해 매달 고정적으로 지출되는 비용을 실제 사용량 기반의 비용으로 바꾸는 것입니다.
인쇄기, 사무용 비품, 소프트웨어 등도 렌탈 또는 구독형 서비스로 변경할 수 있는데요. 이때 가장 효과가 좋은 고정비 항목은 바로 ‘업무용 차량’입니다. 차량을 구매하거나 리스하는 방식은 차량을 운행하지 않는 시간에도 비용이 계속 발생합니다. 반면 쏘카 엔터프라이즈의 기업용 카셰어링을 활용하면 실제로 운행한 시간만큼만 비용을 지불하는 구조로 전환할 수 있습니다.
카셰어링 서비스를 도입하면 보험 갱신, 정기 점검, 사고 처리 같은 번거로운 차량 관리 업무를 쏘카 엔터프라이즈에 맡길 수 있는데요. 인사 총무 업무 담당자는 관리 부담을 덜고, 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 카셰어링으로만 구조를 바꿔도 자산 관리 부담은 줄어들고, 회사의 재무 구조는 훨씬 유연해집니다.
오늘은 고정자산의 의미와 고정비 변동비 차이를 알아보고, 비용을 효과적으로 관리하는 방법을 소개했습니다.
많은 기업에서 간과하지만 실제로 큰 고정비로 이어지는 영역이 바로 출장과 법인차 운영인데요. 출장 비용 절감은 단순히 예산을 줄인다고 해결되지 않습니다. 시간·인적 리소스와 심리적 부담까지 함께 줄이는 방식이 필요합니다.
그렇다면 출장 효율화는 어떻게 시작해야 할까요? 총무팀이 바로 적용할 수 있는 가이드를 담은 ‘출장비 절반으로 줄이는 기업의 비밀 전략’ E-Book을 준비했습니다. 지금 무료로 다운받고 출장 리소스를 줄이는 실전 팁을 업무에 바로 적용해 보세요.
